各部门：
为满足学院事业发展对电话通信的需求，更好地为教学、科研、公务活动服务，根据学院事业发展实际的情况，本着方便校内外工作联系，切实加强各处室、二级学院直拨电话管理，以增收节支，减少浪费的原则，对全院电话实行统一管理，特制定本规定：
一、 新增办公电话、移机的申请流程
1、根据各院（系）、部的发展需要新增201校内电话的部门，由使用单位提出申请部门领导签字盖章后上报院办公室审批后交于安装单位进行安装。新增直拨电话时，需经院办审核后，上报主管院领导签字批准后交于安装单位进行安装。
2、各部门人员因工作地点变动需要移机时，首先由部门提出申请，填写办公电话报修单，交于院办签字盖章后安排校园先锋店维护人员进行移机。
二、直拨电话使用范围
1、为发挥电话最大效能，节省开支 ，员工打电话时用语应尽量简洁、明确、以减少通话时间，不准用办公电话聊天或联系私事。
2、上班时间原则上不能使用学院直拨电话拨打私人电话。如遇特殊情况，请尽量缩短通话时间（不应超过三分钟），以免影响工作。
3、拨打长途时应加196+0座机号或手机号拨打，严禁直接拨打。
4、严禁拨打信息台和声讯台。如有用学院直拨电话产生的私人话费或声讯台费，经学院核查统计后交由电话责任单位，电话责任单位负责提供所拨人员信息，经院办核实无误，当月由财务处直接从其本月工资中扣除，如查找不出拨打私话或声讯费用人员，则由电话责任单位全额承担，部门负责人签名确认后交由财务处从当月部门奖金中一次性扣除，并通报批评。
5、已安装直拨电话的个人和部门，其每月的基本通信费为个人46元/月包、部门100元/月包。如有电话费超支，超支部分由财务每月交电话费时统计超支金额由个人和各部门自行承担，超支部门或个人话费当月清单由财务处负责核实查找原因。如因工作需要当月话费超支部分由部门负责人向院办写出书面说明，报主管院领导审批，若非工作需要由部门或个人承担超支部分话费，当月从奖金中一次性扣除。
6、电话管理实行“谁使用谁负责”原则，每部电话使用人即为负责人，若无固定使用人则视为部门负责人负责。
7、非本学院工作人员未经许可不准使用学院话机拨打市内电话和长途电话。
三、电话故障维修管理
1、电话出现故障后，需由使用部门填写故障电话申请表并及时上报院办，院办安排技术检测人员组织检修，以确保线路畅通。
2、非专业人士不得私自拆装电话。
3、学校编制内办公电话，未经院办同意不得拆、借，更不允许转为住宅电话，任何部门不得将办公室电话通话等级升级。
4、爱护话机，如发现人为损坏话机，由其使用单位或个人负责照价赔偿。
本规定自公布之间起开始执行由院长办公室负责解释。
院办公室
2012年11月8日
